Secretaris U-Track

In mei 2010 werd ik secretaris van mijn atletiekclub U-Track. Dat werk deed ik toen in feite al een half jaar, maar vanaf de algemene ledenvergadering dat jaar was ik het officieel. Dit jaar nam ik afscheid, na ruim 11 jaar, en werd ik benoemd tot erelid van U-Track.

In dit verhaal vertel ik over een paar van mijn belevenissen, leuke en minder leuke, in de fijnste bestuursfunctie die er is.

Blijwilliger

Ik vind, van een vereniging ben je niet alleen lid, daarin draag je ook verantwoordelijkheid om de boel draaiend toe houden.

Voor mij is het vanzelfsprekend om vrijwilligerswerk te doen. In de loop van de jaren introduceerde ik het woord blijwilliger, dat duidt prima aan dat je blijwilliger moet worden omdat je er zelf lol aan beleeft, naast dat het doen van vrijwilligerswerk ook een soort van dankbaar is en soms ronduit vervelend, maar daar kom ik zo op terug.

Het leuke van de secretarisrol is dat je meteen, als een spin in het web, zicht hebt op alles wat er speelt, zonder dat je meteen altijd aan de slag moet als er weer eens ergens hommeles is, een taak die voorbestemd is voor de voorzitter. Want leuk of niet, in elke vereniging is weleens wat aan de hand. Dat noem ik het hoofdstuk ‘hommeles’ en daar kom ik later op terug.

Vrolijk en meer

Er zijn vrolijke momenten, de officiële en de niet-officiële.

Er zijn trotse momenten, persoonlijke en niet-persoonlijke.

En er zijn de momenten van voldoening. Je hebt je werk gedaan, er zijn veel mensen die ergens van hebben genoten of er is weer iets nieuws op poten gezet en dat gaat vliegen, en ga zo maar door.

Vrolijke momenten

Denk hierbij aan de PR’s (persoonlijke records) die worden gelopen, gesprongen of geworpen. Wedstrijden die worden georganiseerd en waar veel mensen van genieten. Een evenement dat op veel animo kan rekenen en goed wordt geëvalueerd.

Sport verbroedert. Heus waar.

Waar ik zelf met veel plezier op terugkijk is de steun die ik voelde van de leden die de moeite namen om naar de algemene ledenvergadering te komen en die instemden met de bestuursvoorstellen en het bestuur decharge verleenden.

Het lijkt een formeel dingetje, maar voor een bestuurslid is het dat niet, zeker niet met de nieuwe Wet bestuur en toezicht rechtspersonen die per aanstaande 1 juli geldig is. Je bent als bestuurslid hoofdelijk verantwoordelijk én aansprakelijk voor alles wat er gebeurt in een vereniging. Daar moet je bij voorkeur niet te veel over nadenken, want geen hond gaat meer in een bestuur als je je realiseert wat je je op de hals haalt.

Evenzo waren er vrolijke momenten bij de jaarlijkse jubilea-vier-momenten, die we na ruim 10 jaar niet te hebben gevierd vanaf 2015 wél zijn gaan organiseren. Ik ben niet gebakken voor jubilea, daar schreef ik al eens dit verhaal over, maar ik vond het desondanks heel leuk om het beleid vorm te geven en samen met anderen uit te voeren.

Motto: als we het dan toch doen, dan doen we het vrolijk!

Tijd

Kost het veel tijd secretaris-zijn van een middelgrote vereniging? Het korte antwoord is: ‘Ja, je moet denken aan gemiddeld een dagdeel per week’.

In 2010 hadden we ongeveer 350 leden, nu zijn dat er ongeveer 470. Een groeiende club brengt een groeiende hoeveelheid werk met zich mee. Ik heb daar in die elf jaar helemaal niet over nagedacht, maar bij de recente overdracht heb ik mijn takenpakket aan twee mensen overgedragen.

Extra taken

Op een gegeven moment vroeg een van hen: ‘Zijn er eigenlijk taken bijgekomen sinds jouw start?’

Dat was helemaal geen rare vraag. Ik ging er eens voor zitten.

‘Jazeker, er zijn zeker zaken bijgekomen’.

We hadden geen jubileumbeleid, dat is er nu wel en alle voorbereiding ligt bij de secretaris.

We werkten niet met VOG’s (Verklaringen Omtrent Gedrag). In 2016 startten we met alleen de jeugdtrainers en bestuursleden die een VOG moesten inleveren, later werd dat uitgebreid met alle trainers en alle ‘functionarissen’, dat zijn de mensen (ook meest vrijwilligers) met een vaste taak die rechtstreeks het bestuur ondersteunen: de ledenadministrateur, de boekhouder, vertrouwenspersonen en de verenigingsmanager. Het lullige van het fenomeen VOG is dat ze maar drie jaar geldig zijn. Het is een never-ending-klus.

Dus tsja, die VOG’s, daar kan ik een apart verhaal over schijven.

Maar dat ga ik niet doen, laat ik het samenvatten met dat het een hele klus was en dat het achterna jagen van mensen niet mijn meest favoriete hobby is, maar ik toch noodgedwongen heel veel mensen flink achter de broek heb moeten zitten en dat menig VOG twee tot drie keer moest worden aangevraagd, wat allemaal extra werk is voor de secretaris dat met een beetje meer medewerking voorkomen had kunnen worden.

Voorts deed ik nogal wat oneigenlijk werk en dan bedoel ik daarmee dat het taken waren die zeker niet bij een secretaris hoeven te liggen, maar die wel bij mij terecht waren gekomen. Denk aan het bijhouden van bepaalde pagina’s van de U-Track website, onderhouden van de U-Track verengingspagina op Facebook en het Twitteraccount.

Jaarverslagen enzo

Bij mij lag ook de coördinatie rond het jaarlijkse ritueel van de ALV en het daarvoor te maken Jaarverslag. In al die 11 jaar is het geen enkele keer gelukt om ieders bijdrage voor de gestelde deadline binnen te krijgen, de goeden te na gelaten (ledenadmin en HLG).

Dientengevolge is rappelleren mijn tweede natuur geworden, wat mij in mijn huidige werk als projectmanager erg goed uitkomt. Motto: ‘Ieder nadeel hep ze voordeel’.

Desalniettemin was ik ieder jaar weer trots als het Jaarverslag klaar was en ik het kon mailen naar alle leden. Geen idee of het gelezen werd; er kwam weinig reactie op. De laatste versie heb ik van een nieuwe lay-out voorzien en dat is helemaal niemand opgevallen.

Als je vrijwilligerswerk zou doen voor de complimenten, zou er niemand beschikbaar zijn.

Verdwenen werk

Ook is er werk verdwenen omdat tussen 2010 en 2021 zo’n beetje alle ‘gewone’ post is opgedroogd en alles nu digitaal gaat. Alleen de gemeente Utrecht, die stuurt nog alles met de gewone post. Lekker traag en kwetsbaar: de gewone postbezorging is veel minder betrouwbaar dan e-mail.

Ook het archief bijhouden is minder werk geworden, die taak ligt bij de secretaris, alle post komt daar tenslotte ook terecht, maar alles digitaal bijhouden is veel makkelijker dan alles op papier moeten bewaren, selecteren en uiteindelijk chronologisch in archiefdozen stoppen. Nog afgezien van de rommel die papier geeft.

Het e-mailaccount van de vereniging bijhouden (veel e-mail komt terecht bij secretaris U-Track) is wel weer meer werk geworden in die 11 jaar. Dat deed ik dagelijks, gewoon ’s avonds op de bank tussen de bedrijven door. Alleen als er mails waren met (lange) bijlagen liet ik die zitten tot een moment dat ik er even voor ging zitten, wat meestal in het weekend was.

Hommeles

Ik zei het al eerder, in iedere vereniging is weleens gedoe. Zo ook bij mijn eigen club. Als bestuur moet je boven de partijen staan, maar dat is niet altijd makkelijk en ook weleens onmogelijk.

Soms voelde ik me persoonlijk aangesproken, bijvoorbeeld toen ik het verwijt kreeg dat ik te weinig zichtbaar was als voorzitter, het was in de periode dat mijn blinde oog heel veel complicaties gaf en uiteindelijk operatief moest worden verwijderd. De meeste mensen hadden clementie, maar niet iedereen. Ik trok het me zodanig aan, dat ik een open brief schreef aan de hele vereniging.

Soms gebeuren er zaken die vragen om direct handelen, zoals die keer dat er een klacht kwam over ongewenst gedrag van een trainer. Gelukkig hebben we vertrouwenspersonen, konden we met evenwicht klankborden en deden we aan hoor en wederhoor, maar uiteindelijk was een royement wat ons restte. Zo’n gebeurtenis gaat je als bestuurder niet in de koude kleren zitten.

Als er hommeles was, was ik er – gelukkig voor mij – niet altijd van, want als secretaris kun je je aardig afzijdig houden als er gedoe is, maar ik was ook twee jaar secretaris én voorzitter en dan ben jij er altijd van.

Extra lastig is dat ik vaak gewoonweg niet snap waarom iedereen zo moeilijk doet, ga gewoon lekker trainen en trouwens, doe zelf ook eens wat.

Sportbeleid

Er is geen sportbeleidsplan waarin het hoofdstuk ‘hommeles’ voorkomt en geen sportbond die erbij zal helpen, laat staan dat ze het thema benoemen, maar ieder verenigingbestuur zal het thema ‘gedoe’ herkennen.

Het is een wonder dat het instituut ‘vereniging’ alles doorstaat en dat week in, week uit, trainers, die ook maar vrijwilliger zijn, hun trainingen blijven geven, besturen blijven besturen en alle vrijwilligers blijmoedig aan de slag blijven.

Misschien is er wel af en toe hommeles juist ómdat iedereen het in zijn vrije tijd doet en het doet uit liefde voor de sport en/of voor de club. De emotionele betrokkenheid van iedereen die actief is, is hoog.

Het besluit om te stoppen

Dit voorjaar kwam er een moment dat ik merkte dat ik het bestuurswerk minder leuk begon te vinden.

Het afgelopen coronajaar heeft er ingehakt qua tijdsbesteding, als bestuur moesten we iedere keer opnieuw overleggen, besluiten nemen en communiceren en ook nog de tegenstand pareren die hier en daar kwam.

Daarnaast is er de omstandigheid dat ik noodgedwongen al heel lang zelf niet kan hardlopen.

Eerst bijna anderhalf jaar door een hardnekkige hielspoor en daar kwam in november de hernia bij die leidde tot zenuwuitval waardoor ik mijn voet niet kon afwikkelen en ik met een soort klapvoet liep, naast dat ie ‘doof’ voelde aan de onderkant.

Dit was al zo’n vier maanden het geval toen ik de knoop doorhakte om te stoppen. Veel tijd en energie stoppen in iets dat je zelf niet kunt doen, voelde niet oké. Ik vond dat ik mij op andere dingen moest kunnen richten, nog niet wetende wat dat zou worden, vertelde ik de andere bestuursleden dat ik zou stoppen per de ALV in mei.

En zo geschiedde. Ik nam afscheid en werd benoemd tot erelid.

Ik was verrast en ook blij. Al mijn werk is gezien en gewaardeerd. Ik had niet in de gaten hoe belangrijk dat uiteindelijk toch is.

De balans

De balans opmakend kijk ik met voldoening terug op mijn 11 jaar als secretaris van U-Track. Ik ben met liefde de spin in het web geweest al die tijd en draag die positie nu over aan twee nieuwe en enthousiaste bestuursleden.

En wat zo was in 2010 en in 2021 nog altijd zo is: ik houd van atletiek en van haar beoefenaars. 😘

20 juni 2021