Dag 5 – Inleiding op deze brief

Deze open brief stuurde ik in mei 2018 naar alle leden van mijn atletiekvereniging U-Track.

Het aantal reacties was letterlijk op de vingers van een hand te tellen. Er meldde zich zegge en schrijven één nieuwe vrijwilliger aan, voor een rol in de WOC (Wedstrijd Organisatie Commissie). De (tijdelijke) vacature van secretaris staat nog steeds open.

In verenigingsland staat het komende decennium een grote verandering te gebeuren: door een steeds nijpender gebrek aan vrijwilligers, met name voor structurele vrijwilligersfuncties zoals bestuursfuncties, wedstrijdorganisatie en technisch kader, moeten vereniging zich opnieuw uitvinden. Daarover schrijf ik binnenkort meer, eerst deze brief aan al onze leden. 🙂

Bestuurder sinds 2010

Sinds een jaar ben ik voorzitter van atletiekvereniging U-Track. Al vanaf 2010 ben ik bestuurslid, toen startte ik als secretaris en ik had het al die jaren prima naar mijn zin in die functie.

Toen de vorige voorzitter er na veertien mee wilde stoppen, heb ik het voorzitterschap voor een jaar overgenomen. In het bestuur kwam een jonge, enthousiaste atleet met de ambitie de rol van voorzitter over te nemen. Dit afgelopen jaar werd duidelijk dat dat niet zou gaan gebeuren. De jongeling verhuist naar de Verenigde Staten en U-Track zou met een gat komen zitten.

ALV

Op maandag 16 april jl. vond de Algemene Leden Vergadering (ALV) plaats. Ik heb daarvoor moeten afzeggen, het hoe en waarom wordt verderop duidelijk.

Tijdens de vergadering is het vertrouwen in mij als voorzitter uitgesproken door de leden. Ook is gezegd dat ik te weinig zichtbaar ben als voorzitter.

Deze brief is voor alle getrouwe U-Track’ers: ik waardeer het uitgesproken vertrouwen van de vergadering in mij en ik herken ook dat ik (te) weinig zichtbaar ben.

Daarover wil ik een ieder graag wat uitleg geven.

Blind oog

Helaas heb ik nu alweer vijf lange maanden last van complicaties in mijn blinde oog, waardoor ik deze laatste maanden meer niet dan wel heb kunnen sporten. Het liefst zou ik het hardlopen doen zoals ik dat lange tijd deed: op zaterdag bij de HLG en door de week op de baan.

Mijn fysieke malheur maakt dat onmogelijk. Drie jaar geleden, tijdens de Utrecht marathon, werd ik geconfronteerd met een ooginfarct waardoor ik snel daarna het zicht kwijtraakte in mijn rechteroog.

Het komt erop neer dat ik sindsdien niet meer lekker heb kunnen hardlopen. Iedere keer opnieuw ben ik gaan opbouwen en steeds als ik weer net een 10km kon volhouden, diende zich nieuwe complicaties en een reeks van nieuwe behandelingen aan. Vaak gepaard gaande met een volledig verbod op sporten. En dan na een aantal maanden weer opnieuw opbouwen en etc. etc. Het is een vicieuze cirkel geworden die al drie jaar voortduurt.

Sleur sleurt je erdoorheen

In barre tijden sleurt sleur je erdoorheen en hardlopen hoort bij mijn levens-sleur. Ik wil het simpelweg niet opgeven. Dat ik actief bleef in het bestuur had vooral ook daarmee te maken. Het gewone leven geeft veel levenskracht en bij mijn gewone leven hoort lekker actief zijn.

Bij mij hoort ook dat ik mezelf overschat. Het voorzitterschap er een jaartje bij doen, naast het secretariaat, moest wel lukken en ik wilde het de vorige voorzitter Peter van Leeuwen, die al zoveel jaren veel inzet had geleverd voor de club, mogelijk maken om een stapje terug te doen. Hij riep al een paar jaar dat hij wilde stoppen. Je hebt samen de verantwoordelijkheid dat ook mogelijk te maken. Vind ik.

Dat ik zelf net het afgelopen jaar zelf weer een flinke stap terug moest doen vanwege de immer terugkerende ellende met mijn blinde oog, had ik liever niet gehad natuurlijk.

Operatie

Een ruime maand geleden, op vrijdag 13 april, dus vlak voor de ALV, heb ik voor de tweede keer een cryo-operatie gehad in mijn blinde oog, daarbij wordt met diepe vrieskou nog levend weefsel in het netvlies doodgebrand en wordt het orgaantje dat steeds vers oogvocht produceert gedeeltelijk stilgelegd.

De weken na de ingreep was de napijn verschrikkelijk en nog steeds, meer dan een maand verder, sta ik op bijna het maximum regime van opiumhoudende pijnstillers. Dat ik mij ziek moest melden voor de ALV, heb ik met pijn in mijn hart gedaan, maar ik kon niet normaal op mijn benen staan van de pijn.

Ideale voorzitter

Natuurlijk heb ik er twijfel over of ik wel de ideale voorzitter kan zijn, Om daar maar direct duidelijk over te zijn: dat ben ik niet. Maar ja, wie is dat wel? Afgelopen jaar heb ik persoonlijk een drietal leden benaderd om ze te polsen voor de voorzittersrol, maar er zijn redenen te over waarom je dat niet zou ambiëren, dus al die redenen en nog meer zijn genoemd om ieders ‘nee’ uit te leggen.

Vervolgens ben ik bij mezelf te rade gegaan of ik het zelf zou willen doen voor een langere periode. Ik kwam op ‘ja’ uit, maar wel onder de voorwaarde dat ik de secretaris-functie kan overdragen naar iemand anders. Beide tezamen gaat niet, dat is simpelweg te veel, ook vanwege de combinatie met een fulltime baan en gezin.

De VAM-factor

Ik heb mezelf afgevraagd of ik de VAM-factor in voldoende mate heb, die heb je nodig om een goede voorzitter te kunnen zijn.

V = verbinder

A = ambitieus

M = mediator

Om van onderaf te beginnen: Mediaten kan ik. Het lijkt wel veel op werk (ik werk als HR Manager) dus ik heb er niet altijd zin in, maar als het nodig is, houd ik gesprekken om gemoederen te bedaren, beslissingen toe te lichten, etc.

De A van ambitie zit voor mij in de weg naar Utrecht Atletiek. We redden het heus nog wel een tijdje als zelfstandige vereniging, maar de atletiek is gebaat bij een nieuwe organisatie, met bijvoorbeeld locatiemanagement in plaats van de huidige verenigingsavonden. Met betere coördinatie zodat toptalenten beter kunnen worden begeleid.

Dan de V van verbinder. Daar zit een leerpuntje voor mij. Ik kan heel ondiplomatiek zijn. Ik realiseer me dat ik iets vaker op mijn tong zal moeten bijten en even moet ademhalen voordat ik reageer. En dat ik zal moeten denken vanuit wat wordt er verwacht maar van mij als voorzitter van deze club, in plaats van mij als particuliere persoon.

Er is genoeg te leren en ik heb genoeg ervaring om het aan te durven.

Zichtbaar

Tussen de ALV en nu heeft een aantal leden mij persoonlijk laten weten dat zij niet hebben ervaren dat ik weinig zichtbaar was, omdat ik, weliswaar achter de schermen, alert reageerde het afgelopen jaar op situaties die de interventie van de voorzitter vroegen.

Veel van wat je als vrijwillig bestuurder doet is onzichtbaar voor de leden en dat is maar goed ook. Er zijn door een jaar heen aardig wat incidenten waarop bestuurlijk moet worden gereageerd. Ik kan mijn M-ervaring volop inzetten.

Atletiekhart

Ik houd van de atletieksport, het is mooi dat U-Track een podium geeft waarop deze sport, in al haar facetten, kan worden beoefend. Ik hoop dat ik zelf over niet al te lange tijd weer kan gaan opbouwen en dat ik ook weer regelmatig zal kunnen deelnemen aan onze trainingen en aan loopjes in en rond Utrecht.

Want dat is waar ik jullie U-Track’ers het liefste tegenkom, in het bos, op de baan, In U-Steck of het Panhuys of bij een atletiek- of loopevenement.

Ik duim ervoor dat het mij gegeven is sportief gezien ooit zover terug te kunnen komen.

Met hartelijke groet,

Rita Verduin

Voorzitter U-Track en

Nu nog: secretaris U-Track

1e PS:

Bij deze brief tref je hier een beschrijving van de taken van de secretaris bij U-Track. We zoeken nu voor een half jaar vervanging. Er is al een kandidaat met belangstelling tot toetreding tot het bestuur als secretaris, maar die is niet eerder dan begin 2019 beschikbaar. Het gaat voorlopig dus om een tijdelijke invulling van de secretaris-functie.

2^e PS:

Naast een vacature voor de secretarisfunctie hebben we ook twee vacatures in de WOC (Wedstrijd Organisatie Commissie). Deze commissie organiseert :

• de indoor jeugdwedstrijden die wij in de winter organiseren in atletiekhal Galgenwaard
• indoor en outdoor clubkampioenschappen samen met de Jeugdcommissie
• indien van toepassing: competitiewedstrijden als die aan U-Track worden toegewezen.

Op dit moment is de WOC nog bezet door slechts een persoon. Deze stopt met deze activiteit als er geen extra organisatiecapaciteit bij komt.

Wij hopen en duimen dat er mensen zijn onder de leden die willen bijdragen aan onze mooie club!

Reacties voor alle vacatures kunnen naar: [email protected].

5 juli 2018